Sirküler ( 2018 / 155 ) İstanbul, 20.12.2018

Sayın Müşterilerimiz,

Değerli Meslektaşlar,

Konu: Ticari Defterlerin Tasdik İşlemleri

1. 2019 YILI İÇİN TASDİK ETTİRİLECEK TİCARİ DEFTERLER

Bilindiği üzere Ticari defterlerin ne zaman ve ne şekilde tasdik edileceği, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda düzenlenmiştir.

213 Sayılı Vergi Usul Kanununun Md. 182, 193 ve 210’uncu maddelerine göre;

a)Bilanço esasına göre tutulması zorunlu defterler

1) Yevmiye Defteri

2) Defteri Kebir

3) Envanter Defteri

b)İşletme Hesabı esasına göre tutulması zorunlu defterler

1)İşletme Hesabı Defteri (486 sıra nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile 01.01.2019 tarihinden itibaren e-defter kapsamına alındığından tasdik ettirilmeyecek olup, www.edefter.gov.tr adresinde elektronik ortamda tutulacaktır.)

c)Serbest Meslek Erbabı

1)Serbest Meslek Kazanç Defteri (486 sıra nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile 01.01.2018 tarihinden itibaren e-defter kapsamına alındığından tasdik ettirilmeyecek olup, www.edefter.gov.tr adresinde elektronik ortamda tutulacaktır.)

Tutulması zorunlu defterler olup, Vergi Usul Kanunu’nun 220’nci maddesinde, Yevmiye Defteri, Envanter Defteri, İşletme Hesabı Defteri ve Serbest Meslek Kazanç Defteri tasdiki zorunlu defterler olarak sayılmıştır.(VUK Md.220)

01.07.2012 tarihinde yürürlüğe giren 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile tutulması zorunlu defterler ve tasdikleri ile ilgili yeni düzenlemeler yapılmıştır.

Türk Ticaret Kanunu 64. Maddesine göre tasdike konu defterler;

1) Yevmiye Defteri

2) Defteri Kebir

3) Envanter Defteri

4) Pay Defteri

5) A.Ş.’ler İçin Yönetim Kurulu Karar Defteri / Ltd. Şti.’ler İçin Müdürler Kurulu Karar Defteri

6) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri’dir.

TTK 64. maddesi gereği yukarıda belirtilen defterler tasdike tabidir.

Bu defterlerin açılış onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır. Bu defterlerin her yıl açılış onaylarının kullanılmaya başlamadan önceki ayda; yani Aralık ayının sonuna kadar yaptırılması zorunludur.

Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dâhil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır.

Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. Ayrıca, damga vergisi yönünden “sürekli mükellefiyet” tesis ettirilen kişi ve kurumlar; Damga Vergisi Defteri tutmak ve kullanmaya başlanmadan önce tasdik ettirmek zorundadırlar.

Sonuç olarak; yukarıda belirtilen açılış onayına tabi defterlerin 31.12.2018 tarihine kadar açılış tasdiklerinin yaptırılması gerekmektedir. Bilindiği üzere bazı mükelleflere Elektronik Defter tutma zorunluluğu getirilmiştir. Yevmiye Defteri ve Defteri Kebir Elektronik ortamda tutulacak defterler olup, bu defterlerin elektronik defter beratının alınması açılış onayı yerine geçecektir. Bu iki defter haricinde diğer defterler için açılış tasdiklerinin yaptırılması gerekmektedir.

Defterlerini yenilemek yerine ertesi yılda da kullanmak isteyenler, ilgili hesap döneminin ilk ayı Ocak ayı içerisinde (31.01.2019 Tarihine kadar) defter tasdiklerini yaptırmak zorundadırlar.

Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in 16. Maddesinde Yönetim Kurulu Karar Defteri, Yevmiye Defteri, Envanter Defteri ve Defteri Kebir’in yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebileceği açıklanmıştır. Onay yenileme yapılması halinde Kapanış onayına tabi olan Yevmiye ve Yönetim Kurulu Karar Defterlerinde son kaydın altına yazılacak “Görülmüştür” ibaresinin yanında onay yenileme kısmında tebliğ’de belirtilen bilgilerin yer alması zorunludur.

Ayrıca; Yevmiye defterinin kapanış onayının Haziran sonuna kadar, Yönetim Kurulu Karar Defteri ile Limited Şirketler için Müdürler Kurulu Karar Defteri tutulması halinde kapanış onayının ise Ocak sonuna kadar notere yaptırılması gerekmektedir. Elektronik Defter tutan mükelleflerin Yevmiye Defterinin son ayına ait elektronik defter beratının kapanış onayı yerine geçecektir.

Ticaret kanununun 562/1-c maddesi hükmü gereği yukarıda belirtilen gerekli onayları yaptırmayanların 6.192,00 (altıbinyüzdoksaniki) Türk Lirası idari para cezası ile cezalandırılacağı da unutulmamalıdır.

2. E-DEFTER AÇILIŞ VE KAPANIŞ TASDİKİ

Elektronik Defter (e-defter) tutma zorunluluğu olanlar, www.edefter.gov.tr internet adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak ve aylık dönemler itibarıyla elektronik defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlayacaklardır. Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar. Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçer.

2 seri no.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile;

“- Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza ile imzalar.

- Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar

- İmzalı veya mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulur ve bu dosyalar Elektronik Defter Uygulaması aracılığı ile Başkanlığın onayına sunulur” denmiştir.

Dolayısı ile 2019 yılı e-defterlerinin açılış tasdik tarihi için son gün, açılış ve kapanış beratları için tanınan süreler dikkate alındığında (Ocak 2019 defteri için beratın alınması için 3 aylık süre dikkate alındığında) 30 Nisan 2019 tarihidir.

e-defter kullanıcıları için kapanış tasdiki son günü ise, yukarıdaki açıklamalara paralel olarak (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) 30 Nisan 2019 tarihidir.

3. TİCARET SİCİLİ TASDİKNAMESİ:

19 Aralık 2012 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in 13. maddesinin 1. fıkrasına göre; 2019 yılında kullanılacak olan ve Aralık 2018 sonuna kadar tasdik ettirilmesi gereken defterlerin Noterlerce tasdik edilmesi sırasında, ticaret siciline kayıtlı mükellefler için Ticaret Sicili Tasdiknamesi istenecektir. Ancak; 27.01.2013 Tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 16/6. maddesine göre “Sicil tasdiknamesi; Tasdiknamede yer alan bilgilerde bir değişiklik olmadığı veya yenisi düzenlenmediği sürece geçerlidir.” hükmüne göre önceki yıl veya yıllarda alınmış belgeler yukarıdaki koşulları taşıması halinde yeniden alınmasına gerek yoktur. Eski tarihli belgenin notere ibrazı yeterlidir.

Saygılarımızla.

ULUSAL BAĞIMSIZ DENETİM VE

YEMİNLİ MALİ MÜŞAVİRLİK A.Ş.

Registered Firm of US PCAOB “Public Company Accounting Oversight Board”

Member of Russell Bedford International – a global network of independent professional services firms